Apresentações no trabalho fazem da parte das rotinas de diversas profissões, sobretudo, no ambiente empresarial. É difícil encontrar quem consiga fugir sempre do PPT.
Se você não é um especialista no assunto, já deve ter enfrentado dificuldades sérias para colocar suas ideias nos slides.
Você sabe também que as apresentações no trabalho são uma das principais interfaces entre você e o seu diretor, CEO ou cliente.
Por isso, boas apresentações são fundamentais para você se destacar ou aparecer no ambiente profissional.
A crise de atenção em que vivemos torna a tarefa ainda mais desafiadora. Não é difícil ver telefones, mensagens no Whatsapp ou redes sociais interromperem com frequência as apresentações.
Vejamos, então, algumas dicas simples para melhorar as suas apresentações no trabalho.
Apresentar é contar histórias
O primeiro passo para montar uma boa apresentação vem antes do PPT. Você precisa elaborar o roteiro de sua história. Apresentações são também narrativas e você precisa se preocupar com elas.
Normalmente, eu começo a organizar as minhas apresentações no Word ou escrevendo numa folha de papel. Assim, você consegue visualizar o todo. O começo e onde você vai chegar com a sua história.
É claro que na hora de criar os slides, surgem novas ideias, mas é importante esse planejamento para você não perder o seu principal objetivo no caminho.
Tamanho do Slide
Power Point e Keynote possuem dois tamanhos de slides. O padrão, com uma proporção 4:3, e o panorâmico, que é 16:9. Sugiro trabalhar sempre com a segunda opção por duas razões.
A primeira é que o slide panorâmico oferece mais espaço para você trabalhar. A segunda é por conta da maioria das TVs que utilizamos para apresentar. Quase sempre elas são wide, ou seja, se encaixam melhor com apresentações panorâmicas. Assim, você vai evitar aquelas duas faixas escuras de cada lado do slide.
Layout das apresentações
Essa é a parte mais difícil para pessoas como eu, os não-designers. Com algum esforço, no entanto, acho que podemos melhorar nossas apresentações. Vamos entender alguns conceitos básicos:
Agrupamento – O processo de eliminação das informações desnecessárias de um slide. Se em uma tabela, uma célula se repete em 4 linhas, o ideal é que você a escreva apenas uma vez. Agrupar é juntar informações para uma melhor visualização.
Velocidades da visão – Fotos possuem sempre uma capacidade maior de atrair a atenção do público. Em um slide com textos e imagem, a atenção das pessoas sempre irá primeiro para o elemento visual. Você deve usar isso para conduzir a sua narrativa.
Quebras de Padrão – No layout, as pessoas sempre procuraram as quebras de padrão. Se você manter uma apresentação sempre com as mesmas cores, tipografia e alinhamento, a tendência é que ela se torne tediosa. Através de uma alternância de cores, imagens, fontes e posicionamento dos textos, você pode manter a atenção de quem assiste a sua apresentação.
Hierarquia – Não há um bom layout sem hierarquia. Através do peso da fonte (light, bold, italic), você consegue diferenciar os elementos de texto quem compõem a sua apresentação. O título deve ter mais destaque ou a informação mais importante deve ser maior em tamanho ou peso.
Contraste – Outro recurso fundamental para o layout da sua apresentação. Você já deve ter vivido a situação de colocar um texto sobre uma foto e a leitura ficar difícil.
Os diferentes grupos de informação de um slide (a imagem de fundo e o título são exemplos) devem ter um contraste muito evidente.
Através de cores, do tamanho dos elementos ou a natureza deles, você consegue trabalhar o contraste.
Uma dica boa é trabalhar com formas com opacidade para escurecer o BG e aumentar o contraste da imagem.
Cores – O uso de cores é fundamental para a construção de uma boa apresentação. Não vamos entrar aqui na discussão de um assunto que cabe aos designers.
No entanto, é importante você trabalhar com uma paleta de cores. Com ela, você terá uma apresentação mais harmônica. A notícia boa é que no site https://color.adobe.com você consegue puxar paletas de designers de todo o mundo e usar em suas apresentações.
Fontes – Outro recurso chave para o layout. Busque fontes com famílias mais extensas para ter bastante manobra no seu layout. Você também pode trabalhar com diferentes fontes na sua apresentação. Assim, você gera mais contraste entre os elementos e consegue brincar com a quebra de padrão.
Espaçamento – Este recurso normalmente é bastante ignorado por quem não tem experiência na área de design. Manter espaçamentos uniformes entre as palavras é importante para o respiro do texto. São os emptyspaces da apresentação.
Imagens na apresentação
Como já foi dito, nada possui uma capacidade maior de puxar a atenção dos seus espectadores do que as imagens da sua apresentação.
Lembre que as imagens ajudam a produzir sentido, possuem um efeito cognitivo.
Uma dica importante é não ser sempre literal nas suas imagens. O ideal é trazer imagens que provoquem a mente do público e os ajude a fazer conexões.
A imagem deve complementar o sentido ou reforça-lo.
O uso de imagens não é obrigatório, mas ajuda a aumentar a retenção da informação que você deseja passar.
As imagens também possuem um efeito sinestésico. São ferramentas poderosas para você estimular a memória das pessoas.
O Google Imagens, Flickr e o Unsplash são sites que oferecem imagens gratuitas e com qualidade. Fique atento ao Creative Commons. Todos eles possuem filtros para você visualizar apenas imagens com direitos de uso liberados ou restritos.
Para ícones, você pode trabalhar com sites como o Noun Project ou o FlatIcon.
Imagens com espaço
Outra dica para o uso de imagens é buscar fotos que possuam espaços para a inserção de textos. Isso deixará seus slides mais equilibrados e bonitos.
Tabelas e Gráficos
Muito cuidado aqui. É tentador subir tabelas gigantescas na apresentação pela facilidade, mas o mais provável é que você não consiga mostrar a ideia principal desta forma.
As apresentações no trabalho não devem apenas apresentar números. Elas devem contar a história dos números.
Com tabelas grandes, você perde o controle da narrativa. Cada um olha para o número que quiser. O ideal é que você mantenha a atenção das pessoas no número que deseja apresentar.
Animações de slides e elementos
Se usados com cuidado e lógica, podem ajudar você na construção da apresentação. Você não precisa animar todos os slides, pois, em geral, deixa tudo maçante.
Use as animações para quebrar o padrão ou agregar algum sentido semântico.
Os feitos porta, cubo, plano de cor e movimento mágico são alguns bons exemplos de animações para slides.
Vídeos e GIFs
Esses são meus recursos favoritos. Vídeos e GIFs têm poder para levar sua apresentação para um patamar mais alto.
Eles também são especialistas em reter atenção, quebrar a norma, surpreender… Aquele efeito “ohhhh” que a sua apresentação pode precisar.
Pense em usar os vídeos como BG, como se fossem imagens, assim você torna a apresentação mais interessante para quem assiste.
Não faça apresentações 100% estáticas, mas não também não abuse do “vamos assistir a um vídeo? É rapidinho!”.
Storytelling em apresentações
Uma apresentação é como uma narrativa. Você não está só fazendo apresentando, você está contando uma história. Pode ser da sua empresa, do seu produto ou de uma ideia, é sempre uma história.
Para apresentações, é legal entendermos o termo storytelling.
Story – A história que você está contando
Telling – A forma como você está contando a história
Invista algum tempo pensando e construindo a história – story. Se ela não ficar interessante, não adianta layout, contraste, cores, vídeos ou GIFs. Não vai cativar. Pense na ideia central que você deseja passar com a sua apresentação. Esse deve ser o norte.
O telling é a forma como você irá contar sua história. Os grandes cineastas e escritores conseguem transformar histórias simples em obras de arte, trabalhando a forma como as história são contadas.
Existem milhões de histórias de amor (story), o que as diferenciam são a forma como são contadas (telling).
Se você quiser saber mais sobre storytelling, tenho alguns outros textos aqui no blog.
Há uma tríade que deve estar clara nas suas apresentações: tese, fundamentação e história.
A tese é o insumo maior da apresentação, a ideia central que você deseja fixar na cabeça de quem assistiu à sua apresentação. Ela dá sentindo para tudo. Todos os slides devem alimentar essa ideia central.
Algumas teses possíveis: 2017 foi o melhor ano para as finanças da nossa empresa, investir em marketing digital é fundamental para a nossa marca crescer ou viajar é uma decisão de toda a família.
A fundamentação é o argumento racional da sua apresentação. Números, tabelas, infográficos, pesquisas, dados ou outros elementos como esses ajudam a fortalecer a sua tese.
A história é a abordagem lúdica da sua tese. Ela ajudará a fixar a mensagem na cabeça das pessoas. Lembre-se. As pessoas gostam de histórias.
A história e a fundamentação ajudarão você a comprovar sua tese. São como camadas que a protegem e geram maior possiblidade de retenção
Parte deste conteúdo é oriundo do Chora PPT da Perestroika. Se você quiser se aprofundar no assunto, sugiro que se inscreva no curso o mais rápido possível.
